Best Practice: Francotyp-Postalia AG

Erfolgreiche Integration eines Digital Asset Management Systems bei der Francotyp-Postalia AG

Best Practice: Francotyp-Postalia AG

Erfolgreiche Integration eines Digital Asset Management Systems bei der Francotyp-Postalia AG

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Ein Interview mit Karl Rainer Thiel - Vice President Corporate Marketing/Brand Management bei der Francotyp-Postalia Holding AG & Gert Geidel - Softwareentwickler bei der Infopark AG


Das Projekt

Die globale Markenkommunikation von Francotyp-Postalia - in zehn Ländern mit eigenen Tochtergesellschaften und über ein eigenes Händlernetz in 40 weiteren Ländern vertreten - machte das Management von digitalen Assets, wie Bildern, Texten oder Videos zur Herausforderung. Damit Francotyp-Postalia zu Marke und Produkten schneller, konsistenter und kostengünstiger kommunizieren kann, musste dieser Prozess optimiert werden. Die Lösung: Infopark entwickelte auf Basis der FP-eigenen Web-Plattform in der Cloud ein maßgeschneidertes zentrales Digital Asset Management System (DAM), das ein globales und effektiveres Arbeiten für alle Beteiligten ermöglicht. Fazit: Die Lösung spart FP Zeit, Nerven und Geld und schafft dadurch Raum für andere wichtige Aufgaben und Projekte.




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Herr Thiel, können Sie als Brand Manager der Francotyp Postalia Holding AG kurz beschreiben, worum es bei dem Projekt ging?
Wir wollten eine Anwendung entwickeln, mit der wir unseren Mitarbeitern und Stakeholdern einfacher und schneller alle digitalen FP Assets für deren Marketing- und Pressearbeit bereitstellen können. Außerdem dient das System als Brand-Portal um einen weltweit einheitlichen Unternehmensauftritt zu gewährleisten. Deshalb haben wir auch das FP Corporate Design Manual digitalisiert und einen Marktplatz für Marketingmaterial in das System integriert. Im Kern bieten wir unseren Mitarbeitern, Partnern und Multiplikatoren eine Art global verfügbares Intranet für unsere Markenkommunikation.


Herr Thiel, können Sie kurz Ihre Ausgangslage beschreiben? Wie haben Sie vor der Integration des Digital Asset Management Systems Daten ausgetauscht?
Vor der Integration des Systems haben alle Ländergesellschaften die Verwaltung von Daten mehr oder weniger für sich selbst gehandhabt. Natürlich gab es Vorgaben, aber die Daten wurden meist nur auf Zuruf verschickt und lokal auf den unterschiedlichsten Systemen abgelegt. Dieser Prozess war unübersichtlich und unpraktisch. Zudem hat die Suche nach dem richtigen Ansprechpartner, dem richtigen Bild, Video oder Printprodukt viel Zeit und damit auch Geld gekostet. Es war absehbar, dass durch neue digitale Angebote die Anzahl der Varianten eines digitalen Assets immer größer wird. Denken Sie beispielsweise an die Vielzahl von Smartphones oder Tablets, auf denen unsere Informationen heute genutzt werden. Auch dort wollen wir unsere Marke sauber kommunizieren. Es musste also eine Lösung her, die diese Vorgänge transparent macht und die Konsistenz im Auftritt der Marke sicherstellt.

Herr Geidel, können Sie als Softwareentwickler der Infopark AG kurz erläutern, worin die Herausforderungen lagen?
Wir wollten eine Software schaffen die konzernweit genutzt werden kann und dazu noch von den Mitarbeitern gut angenommen wird. Digital Asset Management wird bei den meisten Systemen ähnlich gemacht, ist aber trotzdem immer kundenspezifisch. Daher haben wir zuerst eine Marktanalyse vorgenommen und den Kunden hinsichtlich des Bedarfs und des Nutzens beraten. Herausforderungen waren die riesige Datenmenge, der Datenschutz und die Datensicherheit sowie das globale Roll-out. Wir sind dann zusammen mit FP schnell auf die Idee gekommen, die bestehende FP Web-Infrastruktur zu nutzen, die auf Amazon Web Services beruht, und das System als Software as a Service (SAS) mit einem sehr benutzerfreundlichen Web-Interface zu versehen, das auch für mobile Endgeräte gut nutzbar ist.

Welchen Mehrwert bietet das Asset Management der Francotyp-Postalia Holding AG, Herr Thiel?
Unsere Daten können nun viel einfacher ausgetauscht werden. Logos oder Produktbilder müssen wir nicht mehrfach erstellen. Es gibt jetzt eine zentrale Anlaufstelle, wo Bilder hochgeladen werden. Ein Beispiel: Wenn wir in Deutschland, ein Produktbild gemacht haben und in das System laden, können es gleichzeitig auch die Ländergesellschaften in Österreich oder Italien verwenden. Durch das Auszeichnen mit Metadaten und einer Klassifizierung der Binärdateien lassen sich die Assets schneller finden und einfacher nutzen. Dadurch optimieren wir den Datenaustauschprozess und sparen viel Zeit, Nerven und Budget. Des Weiteren bietet das DAM eine gute Möglichkeit verschiedene Sichtbarkeiten einzustellen. Wir können mehrere Nutzerrechte einrichten und Lizenzrechte vergeben. Zum Beispiel können wir bestimmen, wer auf welches Bild wie lange Zugriff hat. Außerdem gibt es nun ein umfassendes Rechtekonzept, zugeschnitten auf unseren FP Konzern, die Töchter und unsere Dienstleister. Natürlich können auch unsere Ländergesellschaften eigene Bereiche mit individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Inhalte für sich selbst, ihre lokalen Kunden und Multiplikatoren anlegen. Last but not least haben wir damit eine Best Practise Plattform geschaffen, auf der wir uns auch untereinander zu neuen Ideen aus den Ländern austauschen können.   


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Herr Geidel, welche weiteren interessanten Funktionen bietet das System?
Unter dem Navigationspunkt Collections gibt es die Möglichkeit, Dateien zu Paketen zu bündeln. In diesen Collections können Daten gesammelt werden, die zusammen gehören, zum Beispiel: “Branding Bundle IoT” (Grafiken, Case Studies zum Thema Internet of Things etc.).
Unter dem Navigationspunkt FP Brand Shop können eigene Merchandise- und Marketingprodukte angelegt und vorgestellt werden. Beim Brand Shop geht es darum, den FP Gesellschaften eine zentrale Anlaufstelle für die Beschaffung von Marketing-Material zur Verfügung zu stellen.
Eine weitere interessante Funktion ist, dass den einzelnen Assets Tags zugeordnet werden können, um sie schneller wiederzufinden und zu kategorisieren. Diese können ganz individuell gestaltet werden. Zum Beispiel würde man ein Produktbild mit dem Produktnamen taggen. In den voreingestellten Filtern kann man außerdem alle Assets nach Typen, Geschäftseinheiten und Regionen durchsuchen.

Wie lange dauerte die Umsetzung des Digital Asset Managements und welche Produkte wurden bei diesem Projekt eingesetzt, Herr Geidel?
Die technische Umsetzung war sehr schnell, weil wir auf bestehende Komponenten zurückgreifen konnten. Knapp 20 Tage hat die Integration des Systems mit allen Features gedauert. Durch die bestehende FP Web Plattform konnten wir beispielsweise das dortige Content Management System "Scrivito" als Backend-System zur Datenverwaltung verwenden. Außerdem beinhaltet das CMS zugleich die Funktionen zur Bildtransformation. Das bedeutet, dass Bilder automatisch in verschiedenen Größen bereitgestellt werden, um verschiedene Formate und Auflösungen der Bilder für unterschiedliche Zwecke nutzen zu können.
Das Customer Relationship Management System "JustRelate" in der FP Web Plattform wurde für das Login und für die Nutzerverwaltung eingesetzt. Weil viele Komponenten nur angepasst werden mussten, statt sie neu zu entwickeln, konnten wir im Projekt viel Zeit sparen.
Heutzutage findet man für die meisten notwendigen Funktionen bereits bestehende Web Services oder Frameworks, teilweise sogar als Open Source. Es gilt mittlerweile auch in der Software-Entwicklung, dass man das Rad nicht neu erfinden muss. Die vorher bereits existierende FP Web Plattform war gut für das DAM geeignet. Das DAM ist heute selbst ein Teil dieser Plattform.

Also kann man das Asset Management System auch nutzen, wenn man ein anderes System nutzt?
Gert Geidel: Sicherlich, das FP DAM steht nicht nur den Mitarbeitern global sondern auch anderen Systemen per API und Web Services zur Verfügung. Das gilt für Lieferungen von digitalen Assets, wie auch für die Abrufe. Das FP DAM ist damit ein Hub für digitale Assets geworden.

Wie kann ein Kunde so ein System bekommen und was kostet es?
Karl Rainer Thiel: Im ersten Schritt haben wir uns mit Infopark zusammengesetzt, unsere Vorstellungen und Wünsche herausgearbeitet und nach Nutzen bewertet. Im zweiten Schritt haben wir uns dann für eine agile Projektrealisierung nach der Scrum-Methode entschieden. Wie bereits Herr Geidel ausgeführt hat, konnten wir bestehende Dienste unserer FP Web Plattform gut einbinden. Deshalb konnten wir das System sehr kosteneffizient umsetzen. Die Wirtschaftlichkeit durch den vereinfachten Prozess ist nach unseren Berechnungen bereits nach wenigen Monaten erreicht.

Herr Thiel, Ihr Fazit: Sind Sie nach dem Durchlauf der Testphase zufrieden mit dem Asset Management System?
Definitiv! Das DAM-System macht ein sicheres, effizienteres und schnelleres Arbeiten möglich. Wir sparen sehr viel Zeit und schaffen dadurch mehr Raum für andere wichtige Aufgaben und Projekte. Der Datenaustauschprozess wurde erheblich vereinfacht, da die Medieninhalte nun zentral an einem Ort gespeichert werden und für alle Gesellschaften zugänglich sind. Der Hauptnutzen aber lässt sich kaum in Zahlen ausdrücken: Wir sind jetzt in der Lage schnell und konsistent unsere Marke visuell zu führen - und das global. Wir können jetzt in Tagen erreichen, was vorher Monate gedauert hat.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Thiel & Herr Geidel.


Über Francotyp-Postalia Holding AG:

Der international agierende börsennotierte Francotyp-Postalia-Konzern mit Hauptsitz in Berlin ist Experte für sicheres Mail-Business und sichere digitale Kommunikationsprozesse. Als Marktführer in Deutschland und Österreich bietet der FP-Konzern mit den Produktbereichen „Frankieren und Kuvertieren“, „Mail Services“ und „Software“ Produkte und Dienstleistungen zur effizienten Postverarbeitung, Konsolidierung von Geschäftspost und Digitale Lösungen für Unternehmen und Behörden. Der Konzern erzielte 2017 einen Umsatz von über 200 Mio. Euro. Francotyp-Postalia ist in zehn Ländern mit eigenen Tochtergesellschaften und über ein eigenes Händlernetz in 40 weiteren Ländern vertreten. Aus seiner mehr als 95jährigen Unternehmensgeschichte heraus und unter dem Claim “German Mailgeneering” verfügt FP über eine einzigartige DNA in den Bereichen Aktorik, Sensorik, Kryptografie und Konnektivität. Bei Frankiersystemen hat FP einen weltweiten Marktanteil von mehr als elf Prozent.