Integration von Website, CMS und CRM (Teil 6)

Eventmanagement: mit System Veranstaltungen organisieren

Christiana Arnold
CMS CRM Eventmanagement

Kennt ein Unternehmen den Bedarf seiner Interessenten, kann es Veranstaltungen für seine Zielgruppe organisieren. Sei es um diese besser kennenzulernen, sich selbst vorzustellen oder als Imagebestandteil. Vor, während und nach Veranstaltungen wie Fachkongressen oder Roadshows gibt es eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen: Besucher werben, Einladungen formulieren und versenden, Websites aktualisieren, Teilnehmerlisten führen, Teilnehmer betreuen, Unterlagen verteilen, Feedback einholen, Folgeaktionen auslösen u.v.a.

Effizienz durch Wiederverwendbarkeit

Keine unbekannten Herausforderungen also, aber oft muss viel manueller Aufwand betrieben werden, um die Daten aus diversen Quellen wie Excel-Tabellen zusammenzuführen und alle benötigten Dokumente und Dateien in der gewünschten Formatierung zu erzeugen. Nicht selten geht dabei in der Hektik der Überblick verloren und Fehler schleichen sich ein. Um das zu vermeiden, können sich Unternehmen für das Managen von Veranstaltungen von einem System unterstützen lassen.

Moderne Systeme bieten effizientes Veranstaltungsmanagement aus einer Hand. Darin eingeschlossen sind beispielsweise:

  • Verwaltung der potenziellen Teilnehmer
  • Erstellung und Versand der Einladungen: via Web oder offline
  • Teilnahmemanagement vor Ort, einschließlich Namensschilder-Druck, usw.
  • Verbindung mit Mailings: Einladungen, Feedback und "Nachbrenner" 


Die Wiederverwendbarkeit der genutzten Daten und Dateibausteine gewährleistet eine gesteigerte Effizienz der Vor- und Nachbereitung von Jahr zu Jahr. Anhand des Feedbacks und des Nutzerverhaltens auf der Website vor, während und nach dem Termin lässt sich auch die Wirksamkeit der Veranstaltung relativ präzise bestimmen und die weitere Marketingstrategie danach ausrichten. 

Integration von Website, CMS und CRM

Beim Eventmanagement wird wohl am deutlichsten sichtbar, warum das Zusammenspiel von Website, CMS und CRM so wichtig ist. Die Einladung zu einer Veranstaltung erfolgt beispielsweise per E-Mail (Newsletter-Modul) an die Interessenten. Die Zielgruppe wurde zuvor über verschiedene Kriterien (Listenmanagement) definiert. Die Informationen zur Veranstaltung (Web-Controlling) finden die Teilnehmer auf der Website. Die Anmeldung findet über ein Webformular (Anfragemanagement) statt. Alle vom Teilnehmer hinterlassenen Informationen fließen direkt ins CRM. Hier werden einerseits die Kontaktdaten aktualisiert und erweitert (digitale Kundenakte) und anderseits die Informationen für das Eventmanagement verarbeitet.

Ein Beispiel: Fragen wie „Welches Menü (Fisch, Fleisch, vegetarisch) wünscht der Gast zur Veranstaltung“ können direkt über das Webformular beantwortet werden. Die Informationen landen im CRM und können hier über das Listenmanagement für den Küchenservice der Veranstaltungslocation aufbereitet werden.

Arbeitserleichterung durch Web-Strategie

Weitere Anwendungsfälle können mit einer intelligenten Verzahnung der Arbeitsprozesse eines Unternehmens im Web und in den genutzten Systemen erreicht werden. 

Wenn alle Workflows eines Unternehmens zuvor in einer Strategie für den nächsten Web-Relaunch festgehalten wurden, ist die Abbildung dieser Prozesse eine enorme Erleichterung bei der Arbeit für jede Abteilung. Umständliches suchen nach und "zusammenkopieren" von Informationen gehören der Vergangenheit an. Isolierte Marketing-Applikationen werden durch integrierte Lösungen abgelöst. Der Schlüssel zu erfolgreichem Online-Marketing ist das Zusammenspiel von Website, CMS und CRM – ein Kreislauf mit Synergieeffekten.