Portale und Projekte: Von Problemen zu echten Perspektiven

Von Problemen zu echten Perspektiven

Stefan
Projektmanagement Relaunch agile Projekte Web-Projekte

Der Relaunch ist eine Herkulesaufgabe

In Großunternehmen dauert ein Projekt im Schnitt 18 Monate, im Mittelstand 6-9 Monate. 100+ Mitarbeiter sind im Konzern in einen Relaunch eingebunden, 20 Projektbeteiligte zählt man in kleineren Firmen. Wie im ganzen Geschäftsleben gilt: 20 Prozent der Beteiligten erbringen 80 Prozent der Leistungen.

In Zeiten zunehmenden Wettbewerbs, knapper Ressourcen und sozialer Plattformen wird die Webpräsenz zum Millionengrab. Es ist Zeit für einen Wechsel. Ein Wechsel bei CRM und Projekt. Ein Wechsel, der im Kopf beginnt. Wir sprachen mit Marketer und Onliner Dirk Ploss. Seine These: Unternehmen verharren in alter Projektdenke. Doch da können sie jetzt raus.

“Projekte laufen starr auf Schienen." Der Hamburger Marketingspezialist Dirk Ploss weiß, wovon er spricht. Viele Jahre arbeitete er für die Otto Group, kennt Stärken und Schwächen großer Organisationen. Das Problem ist die Denke - eine alte Projektdenke. Projekte haben einen Anfang und ein Ende. Damit bleiben äußere Einflüsse und neue Entwicklungen außen vor.


Website-Projekte: Von Anfang an veraltet.

Projekte sind wie Tanker. Der Vorlauf einer online gestützten Kampagne liegt bei 18 Monaten. Ergebnisse aus einer aktuellen Aktion werden erst in der übernächsten Kampagne berücksichtigt. Die nächste Aktion ist bereits am grünen Flies in Planung. Folge aus Sicht von Dirk Ploss: “Mit Veröffentlichung ist das Ergebnis schon veraltet". Egal, ob Marketing- oder Vertriebsaktion, Online- oder Social-Media-Kampagne, Frontend- oder Backend-IT.

Um weiter zu kommen, sollten Projektleiter die Bedingungen für einen Relaunch klar festlegen: Geht es um Nutzerführung, Look & Feel oder andere Anpassungen an der Oberfläche, spricht der Experte von einem Facelift. Geht es in Feature und Funktionen, die Logik und dahinter liegende IT-Systeme, ist es ein umfassender Relaunch. Mit modernen Systemen wird der zu einer kontinuierlichen Aufgabe - ganz nebenbei. Doch einmal muss man noch über den Berg.


Modular: Denn auf das Konzept kommt es an.

“Jede radikale Veränderung macht es erstmal radikal schlechter," fasst Ploss einen klassischen Projektverlauf zusammen. Das Geheimnis liegt in der Art und Weise, den Gipfel zu erklimmen. Aus Erfahrung empfiehlt der Marketer einen modularen Ansatz für die Onlinepräsenz. Dazu gehört für ihn ein hoch-performanter Kern, umringt von variablen und skalierbaren Satelliten. Zu den Modulen zählen Onsite Search, Content Management, Social Media, Costumer Service, Warenwirtschaft oder Payment.

Das Besondere ist der Aufbau: Ein modernes System mit zentralem Kern und dezentralen Modulen ist leistungsfähiger und sicherer. Alle Daten gehen von einem Modul durch den Kern zu den anderen beteiligten Modulen. Ein Engpass im Datenstrom ist die Ausnahme. Hat man die Grundlagen für das künftige Website- oder Portalsystem bestimmt, geht es um ein zeitgemäßes Projektmanagement. Auch hier weiß Dirk Ploss aus Erfahrung, wie man die Mammutaufgabe meistern kann.


Die fleißige Arbeit der Online-Maulwürfe.

“Ein Wechsel des Systems findet am Besten im Untergrund statt." Für den Interims-CMO in der Startup-Szene ist neben dem Kommitment der Geschäftsführung ein geschützter Bereich unabdingbar. Die Fachbereiche sollten für das Projekt ihre Rahmenbedingungen vorgeben - aber keine Jobs. Das Projekt sollte, so Dirk Ploss, in übersichtliche Pakete gegliedert werden.

Neben modularer Entwicklung in geschütztem Raum gehört ein flexibles Handling zum Erfolgsrezept. Übersichtliche Arbeitspakete ermöglichen parallele Entwickung, z. B. von Datenmanagement, Benutzerführung oder Schnittstellenanpassung. Geschützter Raum, übersichtliche Arbeitspakete und parallele Entwicklung haben aber einen Nachteil: Lange Zeit ist von der neuen Präsenz nichts zu sehen. Das schafft Unsicherheit im Management.


Auf der Agenda: “Feelgood Management”

Eine wichtige Aufgabe des Projektmanagements ist die Kommunikation: “Das Wichtigste ist ein gutes Gefühl, dass was passiert und dass es funktioniert," fasst Dirk Ploss im Interview auf der dmexco zusammen. Der Projektleiter muss ein Gefühl der Sicherheit geben, denn Unsicherheit ist der größte Feind des Managements. Neue Features, erste Prototypen und Offline-Demos helfen, den Ressourceneinsatz nachvollziehen zu können.

Dirk Ploss geht einen Schritt weiter. Er spricht reale und gefühlte Ängste von Entscheidern und Verantwortlichen an: Ganz oben auf der Agenda des Top-Managements steht der Reputations- und damit Gesichtsverlust. Im mittleren Management ist es vor allem drohender Machtverlust, der ein Projekt scheitern lassen kann. Um reale und vermeintliche Ängste zu managen, hilft nur Eines: Transparenz.


Vorsicht: “Das ist historisch gewachsen!”

Am Besten, so Dirk Ploss, spricht man die zu erwartenden Issues früh an: z. B. zeitlich und personell erforderliche Ressourcen, mögliche Rückschläge in der technischen Entwicklung und finanzielle Risiken. Ploss stellt Projektleiter vor die Entscheidung: “Neu oder sicher?" Ein sicherer Weg ist für den gelernten Texter nie innovativ. Ist es neu, so Ploss, kann es nicht sicher sein.

Abschließend empfiehlt der Marketer, internes Marketing für einen Website-Relaunch zu betreiben. Risiken sollten vorab transparent kommuniziert werden, nennenswerte Fortschritte kontinuierlich bekannt gemacht und der Erfolg am Schluss konsequent vermarktet werden. Als Praxis-Tipps gibt er uns mit auf den Weg, über “Führung nach oben" nachzudenken sowie Verbündete für sein Projekt zu finden.

Wie man Vorgesetzte zu Freunden einer neuen, zukunftsweisenden Onlinepräsenz macht und wer die idealen Verbündeten in der eigenen Organisation sind - das verrät Dirk Ploss am 1. Dezember auf der relaunch Konferenz in Berlin - in einem geschützten Raum für Portal- und Projektverantwortliche die wollen, dass ihr Projekt fliegt.


Über den Autor

Thomas Keup ist PR-Spezialist in Berlin – mit mehr als 16 Jahren Background in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Der langjährige Journalist kümmert sich um Markt-, Kunden-, Partner-, Medien- und Investoren-Kommunikation.