Eine neue technische Plattform bei Francotyp-Postalia automatisiert die Workflows

Francotyp-Postalia suchte im Rahmen der Digitalisierungsstrategie nach einer neuen technischen Plattform für die Länder-Websites und Landingpages. Die Performance sollte verbessert, SEO und ein einheitliches Brandmanagement mit modernem Design umgesetzt werden. Zusätzlich sollte ein zentrales Digital Asset Management System für Vertrieb und Marketing den weltweiten Zugriff auf das Marketingmaterial vereinfachen.

Wir hatten Francotyp-Postalia (FP) bereits bei der Entwicklung der Digitalisierungsstrategie unterstützt. Der nächste Schritt war der Aufbau einer neuen technischen Plattform für den Webauftritt. Die Performance der alten Webseiten war nicht mehr zufriedenstellend, die Sichtbarkeit in Suchmaschinen nicht ausreichend, die Zahl der Besucher zu gering und das Erscheinungsbild der einzelnen Länderseiten zu unterschiedlich. 


Eine neue technische Plattform

Die Lösungen von FP für die digitale Briefkommunikation sollten weltweit über die neue Plattform mit einem einheitlichen Brandmanagement vermarktet werden. Auf dieser Basis sollten länderspezifische Inhalte und Landingpages flexibel umsetzbar sein. In der Digitalstrategie war festgelegt worden, dafür Best-Practice-Lösungen zu nutzen. Deshalb war die neue Plattform als zentralisiertes System in der Cloud konzipiert. Durch den Verzicht auf eigene Server sollten die Performance verbessert und die Betriebskosten gesenkt werden. 


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Sreenshot Website

Die Lösungen von Francotyp-Postalia für die digitale Briefkommunikation werden dank der neuen Plattform weltweit mit einem einheitlichen Brandmanagement vermarktet.



Wir haben die neue Plattform nach diesen Vorgaben als Cloudlösung (Amazon Web Services, AWS) umgesetzt (Infrastructure as a Service, IaaS). Die Cloudplattform von AWS umfasst Tausende regional verteilte und über das Internet verbundene Server (Content Delivery Network, CDN). Dadurch verkürzen sich die Übertragungswege zu den Endnutzern und Webseiten. Videos oder Downloads werden deutlich schneller ausgeliefert.

Auf diese Cloud-Infrastruktur haben wir die Dienste für die Bereitstellung der Webseiten aufgesetzt (Framework-Ebene). Kernelement ist unser Content-Management-System Scrivito. Das CMS ist zu 100% Cloud-basiert. Für Scrivito haben wir kleine, wiederverwendbare Programmelemente (Widgets) entwickelt. Dadurch können Redakteuren bei FP Inhaltselemente und Funktionen sehr einfach in die Webseiten einfügen, neue Webseiten schneller erstellen und vorhandene Seiten einfacher pflegen. Ein Redakteur nutzt ein Widget beispielsweise für die Anzeige einer Karte mit Google Maps und platziert es durch Drag and Drop auf der Seite und schiebt es dann so lange hin und her, bis er eine geeignete Position gefunden hat.

In einem Workshop haben wir gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet, welche Funktionen und Inhaltselemente durch vorhandene Widgets abgedeckt werden und welche neu umgesetzt werden sollen. Die erstellten Funktionselemente stehen dann allen Ländergesellschaften von FP zur Verfügung und können ohne weitere Programmieraufwände eingesetzt werden. Zu den von uns genutzten Best Practices zählen auch die Vorlagen für das Webdesign der FP-Webseiten, wie das Bootstrap-Theme. Wir haben außerdem fertige Bilderwelten verwendet, die das initiale Design vereinfachen und uns helfen, etwa 50 Prozent des Aufwands einzusparen.

Zu der Dienste-Ebene haben wir auch auch Monitoring-Funktionen hinzugefügt. Sie vermitteln uns als Dienstleister und den Mitarbeitern bei FP permanent den Status zur Performance der Webseiten oder zu auftretenden Fehlern.


Kundenservices in Marketing- und Vertriebs-Workflow eingebunden

Im Shop von FP können Kunden Zubehör und Verbrauchsmaterialien für FP-Maschinen bestellen, beispielsweise zum Austausch von Tonern. Dafür loggt sich der Kunde im Shop ein und wählt auf der Serviceseite die Frankiermaschine und den Toner aus. Unser Auftrag war es, den Workflow für diesen Service zu automatisieren. Hat er den Auftrag im Shop online erteilt, liefert der Transportdienstleister UPS die passenden Kartuschen, nimmt die alten Behälter wieder mit und bringt diese in ein Aufbereitungscenter von FP.

Für die Abwicklung dieses Services haben wir zunächst ein Formular-Widget für die Produktdaten angepasst. Klickt der Kunde auf „Toner austauschen“, werden die Daten aus dem Formular an das SAP-ERP-System von FP und an UPS übertragen. Dabei erhält UPS neben der Zustelladresse auch Informationen über die Menge und das Gewicht der Toner-Kartuschen. Die Daten zur Kartusche werden aus hinterlegten Produktdaten automatisch eingefügt. Alle Bestelldaten und Prozessinformationen werden parallel im ERP-System gespeichert. Durch die Automatisierung des Workflows reduziert sich der Bearbeitungsaufwand der Bestellung bei FP auf ein Minimum.

Eine weitere Anforderung von FP war die bessere Suchmaschinenoptimierung der Webseiten. Dazu gehört die Auszeichnung von sogenannten „strukturierten Daten“. Das sind Angaben über Events, Uhrzeiten, Ortsdaten, Preisen usw. Die Auszeichnung dieser Daten hilft den Suchmaschinen bei der Interpretation der Angaben und verbessert das Ranking. Für FP haben wir die Auszeichnungsvorgaben der Suchmaschinen Google, Bing, Yahoo und Yandex (Russland) in schema.org ebenfalls durch Widgets umgesetzt. Eine weitere SEO-Unterstützung durch das CMS erhält der Redakteur bei den Einstellungen der Meta Tags wie Title, Meta-Description, Markups oder Social Media Tags.


Ein zentrales Digital Asset Management System für Vertrieb und Marketing 

FP verfügt über umfangreiches Marketing-Material, vom Kugelschreiber für Messen über Bildmaterial von Produkten bis zu Anzeigenvorlagen. Das Material wird von den Ländergesellschaften weltweit genutzt und musste bisher manuell in der Zentrale bestellt werden. Unser Auftrag war es, dafür eine Onlinelösung als digitales Asset-Management zu erstellen.

Diese Online-Lösung haben wir neu entwickelt. Das Ziel war eine möglichst einfache Bedienung, auch ohne Kenntnisse von Scrivito. Wir haben das Asset-Management so entwickelt, dass es dafür ebenfalls den Cloud-Speicher von Scrivito nutzt und sich damit auch für sehr große Dateien eignet. Jetzt sind alle Marketingmaterialien online sichtbar, lassen sich direkt herunterladen oder werden wie bei physischen Messematerialien direkt online bestellt. Die Ländergesellschaften können eine eigene Auswahl an Bildern als Kollektion zusammenstellen oder eigenes Material zu den Assets hinzufügen. Um die Corporate-Vorgaben zum Brandmanagement einzuhalten, wird das Hochladen von Material zunächst durch einen Verantwortlichen in der Holding geprüft und freigegeben.

Das neue digitale Asset-Management hat die Verwaltung und Aktualisierung des Marketingmaterials deutlich vereinfacht. Es ist sofort transparent, welche Unterlagen noch aktuell und verfügbar sind. Außerdem können die Ländergesellschaften das Material jetzt einfacher und schneller beschaffen. 


Bessere Integration eines Customer Relationship Managements

Für die effektivere Umsetzung von Marketing-Aktivitäten hat sich FP für unser WebCRM JustRelate entschieden. Das CRM ist als Software as a Service nahtlos in unser CMS Scrivito eingebunden. In der CRM-Datenbank werden alle relevanten Informationen zur Kundenhistorie erfasst, wie das Kaufverhalten, Retouren und ihre Gründe, Interessen und Vorlieben, offene Transaktionen, eventuelle Beschwerden oder Support-Anfragen, deren Status und mehr. Auch die genutzten Kampagnen, Content-Anfragen und Bestellungen werden ausgewertet. So können Kunden für Rabattaktionen adressiert werden, die beispielsweise ein Jahr lang nicht mehr bestellt haben. Zusätzlich sind die gesammelten Daten zum Such- und Click-Verhalten aus der Webseitenanalyse verfügbar.

Mit den erfassten Kundendaten kann das CRM-Tool für neue Kampagnen genutzt werden. Das integrierte Mailing-Tool verwendet die Kundendaten und verschickt beispielsweise eine personalisierte Einladung zu einer Roadshow mit einem Link zur Landingpage des Events. Anschließend wird das Click-Verhalten erfasst und Follow-ups generiert. Die Planung und Durchführung einer Kampagne orientiert sich am Scrivito-Ansatz, indem Elemente intuitiv zusammengeklickt werden können. 


Die Verbesserungen sind schnell wirksam geworden

Die neue technische Plattform für den Webauftritt von FP hat schnell Wirkung erzielt. Die Redakteure können den Content oder neue Landingpages wesentlich schneller erstellen. Alle Aufgaben werden direkt im Browser bearbeitet und durch die vorgefertigten Widgets lassen sich neue Funktionen einfacher einfügen.

Durch den Relaunch hat sich die technische Performance des Webauftritts verbessert und die Seiten laden schneller. Dadurch hat sich die Sichtbarkeit für Kunden und Interessenten verbessert und in der Folge haben sich die Seitenzugriffe und die Zahl der Leads erhöht. Mit dem CRM-Tool hat FP das E-Mail-Marketing verstärkt. Newsletter und Event-Einladungen lassen sich leichter erstellen und versenden. Durch den Relaunch wurde auch der internationale Auftritt vereinheitlicht und so das Brandmanagement gestärkt. Schließlich hat die neue technische Plattform den Bearbeitungsaufwand verringert und die Betriebskosten gesenkt. 


Francotyp-Postalia

Francotyp-Postalia kennt durch seine 90jährigen Erfahrung die Bedürfnisse kleiner, mittelständischer und großer Unternehmen und bietet maßgeschneiderte Lösungen, um die Prozesse optimal zu organisieren und effizient und kostenschonend durchführen zu können.

Bei der digitalen Briefkommunikation bietet Francotyp-Postalia innovative Lösungen von der Optimierung interner Prozesses in der schriftlichen Kommunikation, z. B. bei Rechnungs- oder Mahnungsläufen bis zum rechtsverbindlichen vollelektronischen Briefversand. In der physischen Postbearbeitung unterstützt Francotyp-Postalia die Anwender mit Hardware- und Softwarelösungen sowie Dienstleistungen rund um die täglichen Aufgaben.